Contrats, offres, courriers : de nombreux documents sont générés depuis SAP puis finalisés dans Word. Notre Add-In permet de les renvoyer dans SAP, rattachés au bon dossier, sans quitter Word.
Le problème : un aller-retour manuel source d'erreurs
Une fois le document modifié dans Word, l'utilisateur doit l'enregistrer sur son poste, retrouver le bon objet dans SAP, puis y joindre le fichier. Une procédure fastidieuse, et des risques bien réels : pièce jointe ajoutée au mauvais dossier, ancienne version envoyée, copies qui s'accumulent sur les postes de travail.
La solution : un bouton « Sauvegarder dans SAP » dans Word
L'Add-In ajoute un groupe SAP au ruban de Word. Le document sait d'où il vient : lors de sa génération, SAP y inscrit le système et l'objet concernés, en remplaçant tout le contenu dynamique du document (comme l'adresse du client par exemple). L'utilisateur n'a donc rien à rechercher ni à saisir.
Ouvrir le panneau
Un clic sur « Sauvegarder dans SAP » dans le ruban.
Se connecter
Avec son compte SAP habituel, via "Single Sign-On"
Envoyer
Le document est joint à son objet SAP. C'est terminé.
Ce que l'Add-In fait pour vous
Rattachement automatique
Le document est joint à l'objet SAP dont il est issu, sans aucune recherche ni saisie de numéro.
Nom du fichier maîtrisé
Le nom est proposé automatiquement, à partir du document ou du modèle SAP, et reste modifiable avant l'envoi.
Gestion des versions
Si un fichier du même nom existe déjà, l'utilisateur choisit : créer une nouvelle version ou renommer. Rien n'est écrasé sans son accord.
Copie en un clic
Une copie complète du document, avec ses informations SAP, s'ouvre dans une nouvelle fenêtre : idéal pour préparer une variante.
Ne jamais écraser un document par erreur
Lorsqu'un document du même nom est déjà présent dans le dossier SAP, l'Add-In le signale clairement et propose deux choix :
- Remplacer le fichier existant, en créant une nouvelle version dans SAP ;
- Choisir un autre nom, pour conserver les deux documents.
C'est toujours la version affichée à l'écran qui est envoyée, y compris les dernières modifications.
Test ou production ? Impossible de se tromper
Chaque environnement SAP a sa couleur, et le système est rappelé en haut du panneau. Un utilisateur voit immédiatement s'il travaille sur un système de test ou sur la production.
Les couleurs sont adaptables à votre charte.
La sécurité au cœur de la conception
- Connexion standard OAuth 2.0 : l'authentification se fait directement auprès de SAP. Votre mot de passe n'est jamais saisi dans Word ni transmis à l'Add-In.
- Jeton d'accès protégé : il reste côté serveur, chiffré, et n'est jamais accessible au navigateur ni aux scripts de la page.
- Cloisonnement des systèmes : un document généré en production ne peut pas être envoyé vers un système de test, et inversement.
- Liste blanche : seuls les systèmes SAP explicitement autorisés par votre configuration sont accessibles.
- Vos droits SAP s'appliquent : l'Add-In agit au nom de l'utilisateur connecté, avec ses autorisations habituelles.
Une intégration légère dans votre infrastructure
L'Add-In s'appuie sur un petit serveur Node.js hébergé chez vous, qui fait le lien entre Word et l'API REST de SAP. Côté SAP, il utilise le serveur OAuth 2.0 standard et un service REST dédié à l'ajout de pièces jointes. Aucune donnée n'est stockée en dehors de SAP : les documents ne font que transiter.
Le déploiement auprès des utilisateurs se fait de manière centralisée, via le centre d'administration Microsoft 365.
Envie de simplifier la gestion de vos documents SAP ?
Nous adaptons l'Add-In à vos objets SAP, à vos modèles de documents et à votre infrastructure.
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